Tài liệu Đặc tả Use Case

Module: CMS Multi-Room Booking & Purchasing

Thông tin tài liệu

Thuộc tính	Giá trị
Tên tài liệu	Đặc tả Use Case – Module Booking & Purchasing
Hệ thống	CMS Multi-Room Booking & Purchasing
Phiên bản	1.1
Ngày tạo	2026-06-09
Cập nhật	2026-06-09 - bổ sung phân hệ Kế toán & Công nợ (UC-13…UC-18); tích hợp Open Questions thành Quyết định đã chốt; thêm Phụ lục A - Ghi chú khảo sát yêu cầu
Trạng thái	Draft
Người tạo	Business Analyst Team
Phạm vi	Quản lý booking đa phòng, quy trình mua phòng từ supplier, và kế toán/công nợ

1. Giới thiệu

Công ty hoạt động theo mô hình trung gian phân phối phòng/căn hộ:

Khách hàng đặt phòng trên các nền tảng OTA (Agoda, Trip.com, Booking.com, …).
Công ty nhận booking từ OTA.
Công ty đi thuê/mua phòng thực tế từ Host hoặc Supplier.
Công ty bán lại cho khách và hưởng phần chênh lệch giá.

CMS được xây dựng nhằm thay thế quy trình vận hành thủ công hiện tại trên Lark Base, giải quyết bài toán cốt lõi:

Một booking từ OTA có thể chứa nhiều phòng thuộc nhiều room type. Hệ thống phải xử lý hoàn toàn tự động, tránh việc nhân viên phải copy record thủ công như hiện nay.

2. Phạm vi & Mục tiêu

2.1. Trong phạm vi (In-scope)

Đồng bộ và tạo booking đơn/đa phòng từ OTA.
Quản lý vòng đời booking (xem, chỉnh sửa, hủy).
Quy trình purchasing: tìm phòng, gán supplier, gán phòng thực tế.
Cơ chế notification theo purchase lead time của property.
Quản lý cancellation policy ở cấp property.
Audit trail đầy đủ, không hard delete.

2.2. Ngoài phạm vi (Out-of-scope)

Tự động mua phòng (CMS chỉ thông báo, nhân viên xử lý thủ công).
Cancellation policy ở cấp room type.
Workflow phê duyệt khi thay đổi booking sau purchasing (giai đoạn hiện tại).

2.3. Nguyên tắc thiết kế

Nguyên tắc	Mô tả
Single Booking	Một booking chỉ tồn tại duy nhất một lần trong hệ thống, không tách booking con phục vụ purchasing.
Tách Booking & Purchasing	Khách mua "room type"; công ty mua "room thực tế" - hai lớp dữ liệu độc lập.
Audit-first	Mọi thay đổi đều được ghi nhận; không cho phép hard delete.
Scalable	Không giới hạn số phòng, số supplier; không phụ thuộc cấu trúc OTA.

3. Thuật ngữ & Định nghĩa

Thuật ngữ	Định nghĩa
Booking / Order	Đơn đặt phòng duy nhất từ một khách hàng qua OTA.
Order Item / Room Request	Một dòng yêu cầu phòng theo room type với quantity tương ứng.
Room Type	Loại phòng khách đặt (Studio, 1BR, 2BR, …).
Purchasing Record	Bản ghi mua một phòng thực tế từ supplier.
Actual Room	Phòng vật lý thực tế được gán cho khách sau khi mua.
Supplier / Host	Bên cung cấp phòng cho công ty.
Property	Tòa nhà/khu căn hộ chứa các phòng; nơi cấu hình lead time & cancellation policy.
Purchase Lead Time	Số ngày trước check-in mà CMS phát sinh notification để purchasing.
Cancellation Policy	Chính sách hủy cấu hình ở cấp property, dùng tính phí hủy.

4. Danh sách Actor

Actor	Loại	Mô tả
OTA Integration	Hệ thống ngoài	Đồng bộ booking và update từ OTA về CMS.
Operation Staff	Người dùng	Quản lý booking, chỉnh sửa, hủy, xem lịch sử.
Purchasing Staff	Người dùng	Tìm và mua phòng từ supplier, hoàn tất purchasing.
Accounting Staff	Người dùng	Theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ phải thu/phải trả theo purchasing record; ghi nhận thanh toán & đối soát.
System	Tác nhân tự động	Xử lý workflow tự động, scheduler, notification; tự sinh bút toán công nợ (AR/AP) từ booking & purchasing record.

5. Use Case Diagram tổng quan

5.1. Quan hệ giữa các Use Case

6. Mô hình dữ liệu (ERD)

Ghi chú hạch toán: Theo quyết định nghiệp vụ, kế toán hạch toán theo Purchasing Record (xem QĐ-02). Do đó mỗi PURCHASING_RECORD sinh đúng một bản ghi PAYABLE (công nợ phải trả supplier); mỗi ORDER sinh RECEIVABLE (công nợ phải thu từ OTA/khách). PAYMENT.type phân biệt RECEIPT (thu) và DISBURSEMENT (chi); ref_id trỏ tới RECEIVABLE hoặc PAYABLE tương ứng.

7. Đặc tả Use Case - Booking & Purchasing

UC-01 - Create Single Room Booking

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-01
Tên Use Case	Tạo booking đơn phòng
Primary Actor	OTA Integration
Stakeholders	Operation Staff, Accounting Staff
Trigger	OTA gửi booking mới (1 phòng)
Preconditions	OTA booking hợp lệ; dữ liệu khách & property tồn tại
Postconditions	Booking được tạo ở trạng thái `Pending Purchase`
Priority	High
Tần suất	Cao

Main Flow

Step	Action
1	OTA gửi payload booking
2	CMS validate dữ liệu (khách, ngày, giá, room type)
3	CMS tạo `Order`
4	CMS tạo `Order Item` (quantity = 1)
5	CMS chuyển trạng thái sang `Pending Purchase`
6	CMS ghi audit log "Create Booking"

Alternative Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
A1	Booking trùng OTA Order ID	Bỏ qua tạo mới, ghi nhận là duplicate

Exception Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
E1	Dữ liệu OTA không hợp lệ	Từ chối tạo, đẩy vào hàng đợi lỗi để Operation kiểm tra

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-01	Mỗi booking phải có ít nhất 1 Order Item

UC-02 - Create Multi-Room Booking

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-02
Tên Use Case	Tạo booking nhiều phòng
Primary Actor	OTA Integration
Stakeholders	Operation Staff, Purchasing Staff
Trigger	OTA gửi booking nhiều phòng / nhiều room type
Preconditions	OTA booking hợp lệ
Postconditions	Một Order duy nhất chứa nhiều Order Item được tạo
Priority	Critical
Tần suất	Cao

Main Flow

Step	Action
1	OTA gửi booking (ví dụ: Studio × 2, 1BR × 1)
2	CMS validate dữ liệu
3	CMS tạo một `Order` duy nhất
4	CMS tạo các `Order Item` tương ứng từng room type
5	CMS lưu `quantity` cho từng room type
6	CMS chuyển trạng thái sang `Pending Purchase`
7	CMS hiển thị booking trên màn hình vận hành & ghi audit log

Sequence Diagram

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-02	Một booking có thể có nhiều room type
BR-03	Một room type có thể có quantity > 1
BR-04	Toàn bộ room thuộc cùng booking nằm trong cùng một Order

UC-03 - View Booking Details

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-03
Tên Use Case	Xem chi tiết booking
Primary Actor	Operation Staff
Stakeholders	Accounting Staff, Purchasing Staff
Trigger	Người dùng mở một booking
Preconditions	Booking tồn tại; người dùng có quyền truy cập
Postconditions	Hiển thị đầy đủ dữ liệu booking
Priority	Medium

Main Flow

Step	Action
1	Người dùng chọn booking từ danh sách
2	CMS tải dữ liệu booking & các quan hệ liên quan
3	CMS hiển thị màn hình chi tiết

Thông tin hiển thị

Nhóm	Nội dung
Booking Information	Order ID, trạng thái, check-in/out, giá bán
Customer Information	Tên, liên hệ
OTA Information	OTA Order ID, nguồn OTA
Order Items	Room type, quantity, trạng thái từng item
Purchasing Records	Supplier, giá mua, actual room
Assigned Rooms	Danh sách phòng thực tế đã gán
Audit Logs	Timeline thay đổi

UC-04 - Notify Purchasing Window

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-04
Tên Use Case	Thông báo cửa sổ purchasing
Primary Actor	System (Scheduler)
Stakeholders	Purchasing Staff
Trigger	Daily scheduler (chạy định kỳ hằng ngày)
Preconditions	Property có cấu hình purchasing lead time
Postconditions	Notification được tạo cho các booking đến hạn
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	System quét các booking ở trạng thái `Pending Purchase`
2	Tính số ngày còn lại tới check-in
3	So sánh với `purchase_lead_time` của property
4	Nếu tới ngưỡng → tạo notification cho Purchasing Staff
5	Ghi nhận đã gửi notification (tránh trùng)

Activity Diagram

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-05	Lead time được cấu hình ở cấp Property
BR-06	CMS chỉ notify, không tự động purchasing

UC-05 - Create Purchasing Record

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-05
Tên Use Case	Tạo bản ghi purchasing
Primary Actor	Purchasing Staff
Stakeholders	Accounting Staff, Operation Staff
Trigger	Người dùng thực hiện purchasing cho một phòng
Preconditions	Booking ở trạng thái `Pending Purchase` / `Partially Purchased`
Postconditions	Purchasing Record được tạo & gán phòng thực tế
Priority	Critical

Main Flow

Step	Action
1	Chọn `Order Item` cần mua
2	Chọn `Supplier`
3	Nhập giá mua (purchase price)
4	Chọn `Property`
5	Chọn `Actual Room`
6	Lưu `Purchasing Record`
7	Cập nhật trạng thái Order Item / Order (`Partially Purchased`) & ghi audit

Alternative Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
A1	Không tìm được phòng đúng room type	Chuyển sang UC-07 Replace Room Type
A2	Mua từ nhiều supplier cho cùng room type	Tạo nhiều Purchasing Record riêng

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-07	Một booking có thể có nhiều supplier
BR-08	Một supplier có thể cung cấp nhiều room
BR-09	Actual Room được xác định sau khi mua

UC-06 - Complete Purchasing

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-06
Tên Use Case	Hoàn tất purchasing
Primary Actor	Purchasing Staff
Stakeholders	Operation Staff, Accounting Staff
Trigger	Đã mua đủ toàn bộ phòng trong booking
Preconditions	Tất cả room đã có Purchasing Record, supplier & actual room
Postconditions	Booking chuyển trạng thái `Purchased`
Priority	Critical

Main Flow

Step	Action
1	Hệ thống kiểm tra tất cả Order Item của booking
2	Xác nhận mọi phòng đã có Purchasing Record + Supplier + Actual Room
3	Purchasing Staff xác nhận hoàn tất
4	CMS cập nhật trạng thái `Purchased` & ghi audit

Exception Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
E1	Còn phòng chưa có Purchasing Record	Chặn hoàn tất, hiển thị danh sách phòng thiếu

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-10	Purchasing chỉ hoàn tất khi toàn bộ room đã được mua, gán supplier & gán actual room
BR-11	Không cho phép `Purchased` khi còn room thiếu

UC-07 - Replace Room Type

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-07
Tên Use Case	Thay đổi room type
Primary Actor	Purchasing Staff
Stakeholders	Operation Staff
Trigger	Không mua được room đúng yêu cầu khách
Preconditions	Booking chưa `Purchased`
Postconditions	Booking được cập nhật room type & lưu audit
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	Chọn room/Order Item cần thay
2	Chọn room type mới (ví dụ: Studio → 2BR)
3	Nhập lý do thay đổi (bắt buộc)
4	Xác nhận thay đổi
5	Ghi audit log "Replace Room Type" (old/new value + reason)

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-12	Bắt buộc nhập lý do khi replace
BR-13	Không được xóa lịch sử - chỉ thêm bản ghi mới

UC-08 - Modify Booking Before Purchasing

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-08
Tên Use Case	Chỉnh sửa booking trước purchasing
Primary Actor	Operation Staff
Stakeholders	Purchasing Staff
Trigger	Người dùng chỉnh sửa booking
Preconditions	Booking chưa `Purchased`
Postconditions	Booking được cập nhật & ghi audit
Priority	High

Allowed Actions

Hành động	Cho phép
Tăng số lượng phòng	Cho phép
Giảm số lượng phòng	Cho phép
Đổi room type	Cho phép
Đổi ngày check-in	Cho phép
Đổi ngày check-out	Cho phép

Main Flow

Step	Action
1	Người dùng mở booking & chọn chỉnh sửa
2	Thực hiện thay đổi (quantity / room type / ngày)
3	CMS validate ràng buộc nghiệp vụ
4	Lưu thay đổi & ghi audit log (old/new value)

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-26	Mọi thay đổi phải được audit (áp dụng chung)

UC-09 - Modify Booking After Purchasing

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-09
Tên Use Case	Chỉnh sửa booking sau purchasing
Primary Actor	Operation Staff
Stakeholders	Accounting Staff
Trigger	Người dùng chỉnh sửa booking đã `Purchased`
Preconditions	Booking ở trạng thái `Purchased`
Postconditions	Booking được cập nhật (giảm quantity) hoặc thao tác bị từ chối
Priority	High

Allowed / Restricted Actions

Hành động	Sau Purchasing
Tăng số lượng phòng	Không cho phép
Đổi room type	Không cho phép
Đổi ngày check-in	Không cho phép
Đổi ngày check-out	Không cho phép
Giảm số lượng phòng	Cho phép (có thể bị charge từ 50% đến 100% tùy vào đã mua hay chưa)

Decision Flow

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-14	Không cho tăng quantity
BR-15	Không cho đổi room type
BR-16	Không cho đổi check-in date
BR-17	Không cho đổi check-out date
BR-18	Cho phép giảm quantity
BR-19	Giảm quantity có thể bị charge (tới 100% theo policy)
BR-27	Không cho phép Partial Cancellation sau khi Purchased (QĐ-01)
BR-30	Hiện chưa áp dụng workflow phê duyệt cho thay đổi sau Purchased (QĐ-04)

UC-10 - Cancel Booking

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-10
Tên Use Case	Hủy booking
Primary Actor	OTA Integration, Operation Staff
Stakeholders	Accounting Staff, Purchasing Staff
Trigger	Khách hủy booking / OTA gửi yêu cầu hủy
Preconditions	Booking tồn tại & chưa `Cancelled`
Postconditions	Booking chuyển `Cancelled`; cancellation fee được tính
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	Nhận yêu cầu hủy
2	Xác định cancellation policy của property
3	Tính cancellation fee theo policy & trạng thái purchasing
4	Cập nhật trạng thái `Cancelled` (soft delete)
5	Ghi audit log "Cancellation"

Sequence Diagram

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-20	Cancellation policy cấu hình theo Property (không theo room type)
BR-21	Có thể charge đến 100% sau khi purchasing hoàn tất
BR-27	Không cho phép Partial Cancellation sau khi Purchased (QĐ-01)

UC-11 - OTA Booking Update

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-11
Tên Use Case	Xử lý update từ OTA
Primary Actor	OTA Integration
Stakeholders	Operation Staff
Trigger	OTA gửi update cho booking đã tồn tại
Preconditions	Booking tồn tại
Postconditions	Update được đưa vào queue chờ user quyết định
Priority	Medium

Main Flow

Step	Action
1	Nhận OTA update
2	Kiểm tra trạng thái booking hiện tại
3	Đưa update vào queue xử lý (không tự áp dụng)
4	User quyết định approve / reject
5	Ghi audit log kết quả xử lý

Alternative Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
A1	Update là yêu cầu hủy	Chuyển sang UC-10 Cancel Booking
A2	Booking đã `Purchased`	Thường reject hoặc xử lý như cancellation

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-22	Không tự động update booking đã `Purchased`
BR-23	OTA update thường được xử lý như cancellation hoặc reject

UC-12 - View Audit History

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-12
Tên Use Case	Xem lịch sử audit
Primary Actor	Operation Staff
Stakeholders	Accounting Staff, Management
Trigger	Người dùng mở lịch sử thay đổi của booking
Preconditions	Booking tồn tại
Postconditions	Hiển thị timeline thay đổi đầy đủ
Priority	Medium

Audit Events được ghi nhận

Sự kiện	Sự kiện
Create Booking	Replace Room Type
Modify Booking	Purchasing Update
Add Room	Supplier Change
Remove Room	Cancellation
Status Change	-

Thông tin Audit (mỗi bản ghi)

Trường	Mô tả
User	Người thực hiện thay đổi
Timestamp	Thời điểm thay đổi
Action	Loại hành động
Old Value	Giá trị cũ
New Value	Giá trị mới
Reason	Lý do (nếu áp dụng)

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-24	Không cho hard delete booking
BR-25	Không cho hard delete purchasing records
BR-26	Mọi thay đổi phải được audit

8. Đặc tả Use Case - Kế toán & Công nợ

8.1. Mô hình kế toán

Kế toán theo dõi 3 chỉ tiêu trên mỗi booking:

Chỉ tiêu	Nguồn dữ liệu	Diễn giải
Doanh thu (Revenue)	`ORDER.selling_price`	Giá bán cho khách qua OTA → công nợ phải thu.
Chi phí (Cost)	Tổng `PURCHASING_RECORD.purchase_price`	Giá mua phòng từ supplier → công nợ phải trả.
Lợi nhuận (Margin)	`Revenue − Cost`	Phần chênh lệch công ty hưởng.

Hai loại công nợ:

Công nợ phải thu (AR – Receivable): công ty thu từ OTA/khách, gắn với ORDER.
Công nợ phải trả (AP – Payable): công ty trả cho supplier, gắn với từng PURCHASING_RECORD.

Nguyên tắc hạch toán: Kế toán hạch toán theo Purchasing Record, không theo Booking (xem QĐ-02). Mỗi Purchasing Record là một đơn vị công nợ phải trả độc lập, cho phép một booking có nhiều supplier với nhiều dòng công nợ riêng biệt.

8.2. Use Case Diagram - Phân hệ Kế toán

8.3. Vòng đời một dòng công nợ (AR/AP)

UC-13 - View Booking Financial Summary

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-13
Tên Use Case	Xem tổng quan tài chính của booking
Primary Actor	Accounting Staff
Stakeholders	Operation Staff, Management
Trigger	Người dùng mở tab "Tài chính" của một booking
Preconditions	Booking tồn tại; có ít nhất 1 Purchasing Record để tính chi phí
Postconditions	Hiển thị doanh thu, chi phí, margin & trạng thái công nợ
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	Người dùng mở tab Tài chính của booking
2	CMS lấy `selling_price` (doanh thu / phải thu)
3	CMS tổng hợp `purchase_price` từ tất cả Purchasing Record (chi phí / phải trả)
4	CMS tính Margin = Doanh thu − Chi phí
5	CMS hiển thị breakdown theo từng supplier & trạng thái thanh toán

Thông tin hiển thị

Nhóm	Nội dung
Doanh thu	Giá bán, công nợ phải thu, đã thu, còn lại
Chi phí	Tổng giá mua, danh sách Purchasing Record theo supplier
Margin	Lợi nhuận tuyệt đối & tỷ suất (%)
Công nợ	Trạng thái AR/AP (Open / Partially Settled / Settled)
Điều chỉnh	Phí hủy, charge giảm quantity (nếu có)

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-28	Kế toán hạch toán theo Purchasing Record, không theo Booking
BR-31	Chi phí booking = tổng giá mua của các Purchasing Record

UC-14 - Track Supplier Payables

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-14
Tên Use Case	Theo dõi công nợ phải trả Supplier
Primary Actor	Accounting Staff
Secondary Actor	System (tự sinh bút toán AP)
Stakeholders	Purchasing Staff, Management
Trigger	Purchasing Record được tạo / người dùng mở danh sách phải trả
Preconditions	Tồn tại ít nhất 1 Purchasing Record
Postconditions	Mỗi Purchasing Record có một bản ghi Payable được theo dõi
Priority	Critical

Main Flow

Step	Action
1	System tự sinh `Payable` khi Purchasing Record được tạo (amount = purchase_price)
2	Accounting mở danh sách công nợ phải trả, lọc theo supplier / property / kỳ
3	CMS hiển thị: supplier, booking, giá mua, đã trả, còn lại, trạng thái
4	Accounting đối chiếu với hóa đơn/chứng từ supplier
5	Khi thanh toán → chuyển sang UC-16 Record Payment & Settlement

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-29	Không đổi Supplier của Purchasing Record sau khi Purchased nếu đơn không phát sinh thay đổi
BR-32	Mỗi Purchasing Record sinh đúng một bản ghi Payable
BR-34	Một Payable chỉ `Settled` khi outstanding = 0

UC-15 - Track Receivables

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-15
Tên Use Case	Theo dõi công nợ phải thu (OTA/Khách)
Primary Actor	Accounting Staff
Secondary Actor	System (tự sinh bút toán AR)
Stakeholders	Operation Staff, Management
Trigger	Booking được tạo / người dùng mở danh sách phải thu
Preconditions	Booking tồn tại với giá bán hợp lệ
Postconditions	Mỗi Order có bản ghi Receivable được theo dõi
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	System sinh `Receivable` từ `selling_price` của Order
2	Accounting mở danh sách phải thu, lọc theo OTA / kỳ / trạng thái
3	CMS hiển thị: booking, OTA, số phải thu, đã thu, còn lại
4	Khi nhận tiền từ OTA → UC-16 Record Payment & Settlement

Alternative Flow

ID	Điều kiện	Xử lý
A1	Booking bị hủy có phí hủy	CMS điều chỉnh Receivable theo cancellation fee (BR-35)
A2	Giảm quantity sau Purchased có charge	Ghi nhận khoản charge vào Receivable

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-33	Mỗi Order sinh Receivable theo giá bán
BR-35	Phí hủy / charge giảm quantity được hạch toán vào công nợ phải thu

UC-16 - Record Payment & Settlement

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-16
Tên Use Case	Ghi nhận thanh toán & đối soát công nợ
Primary Actor	Accounting Staff
Stakeholders	Supplier, OTA, Management
Trigger	Phát sinh thu tiền từ OTA hoặc chi tiền cho supplier
Preconditions	Tồn tại công nợ AR/AP ở trạng thái `Open` hoặc `Partially Settled`
Postconditions	Số dư công nợ được cập nhật; ghi audit log
Priority	High

Main Flow

Step	Action
1	Chọn dòng công nợ (Receivable / Payable)
2	Nhập số tiền thanh toán, ngày, phương thức, ghi chú
3	CMS tạo bản ghi `Payment` (RECEIPT / DISBURSEMENT)
4	CMS cập nhật `outstanding` và trạng thái công nợ
5	CMS ghi audit log "Payment Recorded"

Sequence Diagram

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-36	Số tiền thanh toán không vượt quá outstanding của công nợ
BR-37	Không cho hard delete bút toán/thanh toán; chỉ điều chỉnh bằng bút toán mới

UC-17 - System-wide Debt Tracking (List View)

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-17
Tên Use Case	Màn hình theo dõi công nợ toàn hệ thống (List View)
Primary Actor	Accounting Staff
Stakeholders	Management, Operation Staff
Trigger	Người dùng mở màn hình "Công nợ" trên menu kế toán
Preconditions	Người dùng có quyền truy cập phân hệ kế toán
Postconditions	Hiển thị danh sách công nợ toàn hệ thống kèm tổng hợp
Priority	Critical

Đây là màn hình riêng dành cho kế toán, tổng hợp công nợ AR + AP của toàn bộ hệ thống dưới dạng list view - không phụ thuộc vào việc mở từng booking.

Main Flow

Step	Action
1	Người dùng mở màn hình Công nợ
2	CMS tải toàn bộ dòng công nợ AR/AP (phân trang)
3	Người dùng áp dụng bộ lọc & sắp xếp
4	CMS hiển thị danh sách + thẻ KPI tổng hợp
5	Người dùng có thể drill-down vào booking (UC-13) hoặc xuất báo cáo (UC-18)

Bộ lọc (Filters)

Filter	Giá trị
Loại công nợ	Phải thu (AR) / Phải trả (AP) / Tất cả
Trạng thái	Open / Partially Settled / Settled / Overdue
Supplier	Chọn 1 hoặc nhiều supplier
OTA	Agoda / Trip.com / Booking.com / …
Property	Chọn property
Khoảng thời gian	Theo ngày tạo / ngày đến hạn / check-in
Quá hạn	Chỉ hiển thị công nợ quá hạn

Cột hiển thị (Columns)

Cột	Mô tả
Loại	AR / AP
Booking ID	Mã booking liên quan
OTA Order ID	Mã đơn OTA
Đối tác	OTA (với AR) / Supplier (với AP)
Property	Tòa nhà liên quan
Check-in / out	Ngày lưu trú
Số tiền	Tổng công nợ
Đã thanh toán	Đã thu / đã trả
Còn lại (Outstanding)	Số dư còn lại
Đến hạn	Ngày đến hạn thanh toán
Trạng thái	Open / Partially Settled / Settled / Overdue

Thẻ tổng hợp (KPI Cards)

KPI	Diễn giải
Tổng phải thu	Σ outstanding của AR
Tổng phải trả	Σ outstanding của AP
Net (AR − AP)	Chênh lệch ròng
Công nợ quá hạn	Σ outstanding các dòng Overdue

Bố cục màn hình (Wireframe)

text

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  CÔNG NỢ TOÀN HỆ THỐNG                              [ Xuất báo cáo ▼ ]      │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Phải thu: 1,250,000,000   Phải trả: 880,000,000   Net: 370,000,000        │
│  Quá hạn: 95,000,000                                                        │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Loại▼] [Trạng thái▼] [Supplier▼] [OTA▼] [Property▼] [Từ ngày–Đến ngày] 🔍 │
├──────┬───────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬─────────────┤
│ Loại │ Booking   │ Đối tác  │ Số tiền  │ Đã TT    │ Còn lại  │ Trạng thái  │
├──────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ AP   │ #123-R1   │ Supp A   │  5,000k  │  0       │  5,000k  │ Open        │
│ AP   │ #123-R2   │ Supp B   │  4,500k  │  4,500k  │  0       │ Settled     │
│ AR   │ #123      │ Agoda    │ 12,000k  │  6,000k  │  6,000k  │ Partial     │
│ AR   │ #145      │ Trip.com │  8,000k  │  0       │  8,000k  │ Overdue     │
└──────┴───────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┴─────────────┘
        ◀ 1 2 3 … ▶                                    Hiển thị 1–20 / 248

Activity Flow

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-38	List view tổng hợp công nợ AR + AP của toàn hệ thống
BR-39	Công nợ quá ngày đến hạn mà outstanding > 0 → trạng thái `Overdue`

UC-18 - Export Financial / Debt Report

Trường	Mô tả
Use Case ID	UC-18
Tên Use Case	Xuất báo cáo công nợ / tài chính
Primary Actor	Accounting Staff
Stakeholders	Management
Trigger	Người dùng nhấn "Xuất báo cáo"
Preconditions	Có dữ liệu công nợ phù hợp bộ lọc hiện tại
Postconditions	File báo cáo được tạo & tải về
Priority	Medium

Main Flow

Step	Action
1	Người dùng giữ nguyên/điều chỉnh bộ lọc trên màn hình Công nợ
2	Chọn định dạng xuất (Excel / CSV / PDF)
3	CMS tổng hợp dữ liệu theo bộ lọc
4	CMS sinh file kèm dòng tổng hợp (subtotal/total)
5	Người dùng tải file về

Business Rules

Rule ID	Mô tả
BR-40	Báo cáo xuất theo đúng bộ lọc đang áp dụng trên màn hình

9. Order Status Lifecycle

9.1. Bảng chuyển trạng thái

Từ trạng thái	Tới trạng thái	Điều kiện / Use Case
Draft	Confirmed	Validate OTA thành công
Confirmed	Pending Purchase	Booking sẵn sàng (UC-01/UC-02)
Pending Purchase	Partially Purchased	Tạo một phần Purchasing Record (UC-05)
Partially Purchased	Purchased	Hoàn tất toàn bộ purchasing (UC-06)
Purchased	Checked In	Khách nhận phòng
Checked In	Checked Out	Khách trả phòng
(bất kỳ active)	Cancelled	Hủy booking (UC-10)

10. Tổng hợp Business Rules

Rule ID	Use Case	Mô tả
BR-01	UC-01	Mỗi booking phải có ít nhất 1 Order Item
BR-02	UC-02	Một booking có thể có nhiều room type
BR-03	UC-02	Một room type có thể có quantity > 1
BR-04	UC-02	Toàn bộ room thuộc cùng booking nằm trong cùng một Order
BR-05	UC-04	Lead time được cấu hình ở cấp Property
BR-06	UC-04	CMS chỉ notify, không tự purchasing
BR-07	UC-05	Một booking có thể có nhiều supplier
BR-08	UC-05	Một supplier có thể cung cấp nhiều room
BR-09	UC-05	Actual Room được xác định sau khi mua
BR-10	UC-06	Purchasing chỉ hoàn tất khi toàn bộ room đã mua/gán đủ
BR-11	UC-06	Không cho phép Purchased khi còn room thiếu
BR-12	UC-07	Bắt buộc nhập lý do khi replace
BR-13	UC-07	Không được xóa lịch sử
BR-14	UC-09	Không cho tăng quantity sau purchasing
BR-15	UC-09	Không cho đổi room type sau purchasing
BR-16	UC-09	Không cho đổi check-in date sau purchasing
BR-17	UC-09	Không cho đổi check-out date sau purchasing
BR-18	UC-09	Cho phép giảm quantity sau purchasing
BR-19	UC-09	Giảm quantity có thể bị charge
BR-20	UC-10	Cancellation policy cấu hình theo Property
BR-21	UC-10	Có thể charge đến 100% sau khi purchasing
BR-22	UC-11	Không tự động update booking đã Purchased
BR-23	UC-11	OTA update xử lý như cancellation hoặc reject
BR-24	UC-12	Không cho hard delete booking
BR-25	UC-12	Không cho hard delete purchasing records
BR-26	UC-08/09/12	Mọi thay đổi phải được audit
BR-27	UC-09/UC-10	Không cho phép Partial Cancellation sau khi Purchased (QĐ-01)
BR-28	UC-13/UC-14	Kế toán hạch toán theo Purchasing Record, không theo Booking (QĐ-02)
BR-29	UC-14	Không đổi Supplier của Purchasing Record sau Purchased nếu đơn không phát sinh thay đổi (QĐ-03)
BR-30	UC-09	Chưa áp dụng workflow phê duyệt khi thay đổi booking sau Purchased (QĐ-04)
BR-31	UC-13	Chi phí booking = tổng giá mua của các Purchasing Record
BR-32	UC-14	Mỗi Purchasing Record sinh đúng một bản ghi Payable
BR-33	UC-15	Mỗi Order sinh Receivable theo giá bán
BR-34	UC-14	Một Payable chỉ `Settled` khi outstanding = 0
BR-35	UC-15	Phí hủy / charge giảm quantity được hạch toán vào công nợ phải thu
BR-36	UC-16	Số tiền thanh toán không vượt quá outstanding
BR-37	UC-16	Không cho hard delete bút toán/thanh toán; điều chỉnh bằng bút toán mới
BR-38	UC-17	List view tổng hợp công nợ AR + AP toàn hệ thống
BR-39	UC-17	Outstanding > 0 quá ngày đến hạn → trạng thái `Overdue`
BR-40	UC-18	Báo cáo xuất theo đúng bộ lọc đang áp dụng

11. Quyết định nghiệp vụ đã chốt

Các vấn đề trước đây còn để mở (Open Questions) đã được chốt và tích hợp trực tiếp vào các use case & business rule liên quan. Bảng dưới đây dùng để truy vết quyết định → nơi áp dụng.

Mã QĐ	Vấn đề	Quyết định	Áp dụng tại
QĐ-01	Có cho phép Partial Cancellation sau khi Purchased không?	Không	UC-09, UC-10 → BR-27
QĐ-02	Kế toán hạch toán theo Booking hay Purchasing Record?	Theo Purchasing Record	UC-13, UC-14 → BR-28; ERD (PAYABLE/RECEIVABLE)
QĐ-03	Purchasing Record có được đổi Supplier sau Purchased không?	Không, nếu đơn không phát sinh thay đổi	UC-14 → BR-29
QĐ-04	Có cần workflow phê duyệt khi thay đổi booking sau Purchased không?	Hiện tại chưa	UC-09 → BR-30 (ghi nhận cho giai đoạn sau)

Ghi chú thiết kế: Hệ thống phải hỗ trợ mở rộng - không giới hạn số phòng mỗi room type, không giới hạn số supplier, và không phụ thuộc vào cấu trúc hiện tại của OTA. Mọi mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai không được yêu cầu thay đổi data model cốt lõi (Booking → Order Item → Purchasing Record → Actual Room).

Phụ lục A - Ghi chú khảo sát yêu cầu

Phụ lục này ghi lại các phát hiện trong quá trình trao đổi yêu cầu (requirement discovery) và truy vết mỗi phát hiện tới use case / business rule / quyết định tương ứng trong tài liệu chính.

Bảng truy vết tổng hợp

Mục	Phát hiện	Truy vết
A.1	"Đơn nhiều căn" = một booking chứa nhiều room	UC-02, BR-02→BR-04
A.2	Loại bỏ thao tác copy thủ công của Lark Base	§1 Giới thiệu, UC-02
A.3	Purchasing theo Purchase Lead Time, không tự động	UC-04, BR-05, BR-06
A.4	Một booking mua từ nhiều supplier	UC-05, BR-07, BR-08; UC-14
A.5	Khách đặt room type, mua room thực tế	UC-05, BR-09; ERD
A.6	Cho phép thay thế room type khi không mua được	UC-07, BR-12, BR-13
A.7	Audit log, không hard delete	UC-12, BR-24→BR-26
A.8	Cancellation policy ở cấp Property	UC-10, BR-20
A.9	Giới hạn chỉnh sửa sau purchasing	UC-09, BR-14→BR-19, BR-27
A.10	KPI không bị ảnh hưởng bởi booking nhiều room	Ghi chú phạm vi (xem A.10)
A.11	OTA update xử lý như hủy / từ chối	UC-11, BR-22, BR-23
A.12	Không giới hạn số room/supplier - scalable	§2.3, Ghi chú thiết kế

A.1. Làm rõ Multi-Room Booking

Ban đầu xuất hiện khái niệm "đơn nhiều căn". Sau khi trao đổi với người dùng, xác nhận:

"Đơn nhiều căn" thực chất là một booking chứa nhiều room.
Ví dụ: Studio × 2, 1BR × 1.
Booking vẫn là một Order duy nhất → CMS không cần tạo nhiều booking riêng biệt.
Booking sẽ chứa nhiều room requests (Order Item).

Truy vết: UC-02 Create Multi-Room Booking; BR-02 (nhiều room type), BR-03 (quantity > 1), BR-04 (cùng một Order).

A.2. Quy trình hiện tại trên Lark Base

Hiện tại dữ liệu được quản lý trên Lark Base. Khi booking có nhiều room:

Nhân viên phải copy record thủ công.
Các record có phần lớn dữ liệu giống nhau.
Khác biệt chủ yếu nằm ở thông tin purchasing.

Mục tiêu của CMS:

Loại bỏ thao tác copy thủ công.
Tự động quản lý room requests và purchasing records.

Truy vết: §1 Giới thiệu (bài toán cốt lõi); UC-02 tự động tạo Order Items.

A.3. Purchasing Workflow

Purchasing không diễn ra ngay khi nhận booking. Mỗi Property được cấu hình Purchase Lead Time (ví dụ: 3 / 5 / 7 ngày).

Trước ngày check-in N ngày:

Hệ thống gửi notification.
Nhân viên purchasing thực hiện xử lý.
CMS không tự động purchasing.

Truy vết: UC-04 Notify Purchasing Window; BR-05 (lead time ở Property), BR-06 (chỉ notify, không tự purchasing).

A.4. Xử lý Supplier

Một booking có thể được mua từ nhiều supplier. Ví dụ Studio × 2:

Supplier A cung cấp 1 room.
Supplier B cung cấp 1 room.

Accounting có thể cần theo dõi chi phí theo supplier. Data model phải hỗ trợ nhiều supplier cho cùng booking.

Truy vết: UC-05 Create Purchasing Record; BR-07 (nhiều supplier), BR-08 (một supplier nhiều room); UC-14 theo dõi công nợ theo supplier.

A.5. Gán Actual Room

Khách đặt room type; purchasing mua room thực tế. Ví dụ khách đặt Studio × 2 → purchasing gán Room 101, Room 203.

CMS phải quản lý tới room cụ thể.
Room có thể được gán sau khi purchasing hoàn tất.

Truy vết: UC-05 (chọn Actual Room); BR-09 (actual room xác định sau khi mua); ERD: PURCHASING_RECORD → ACTUAL_ROOM.

A.6. Kịch bản Room Replacement

Có trường hợp không mua được đúng room type. Ví dụ khách đặt Studio × 2 nhưng purchasing chỉ tìm được Studio × 1 + 2BR × 1.

Hệ thống cần cho phép thay thế room type.
Mọi thay đổi phải được audit.

Truy vết: UC-07 Replace Room Type; BR-12 (bắt buộc nhập lý do), BR-13 (không xóa lịch sử).

A.7. Audit History

Người dùng yêu cầu lưu lịch sử thay đổi qua Audit Log, lưu: User, Timestamp, Action, Old Value, New Value, Reason.

Không sử dụng hard delete.
Khi xóa dữ liệu → chuyển trạng thái Removed / Cancelled, vẫn giữ lịch sử.

Truy vết: UC-12 View Audit History; BR-24, BR-25 (không hard delete), BR-26 (mọi thay đổi phải audit).

A.8. Cancellation Policy

Cancellation Policy được cấu hình ở cấp Property, không cần tới cấp Room Type.

Chưa xác định có hỗ trợ cấu hình toàn hệ thống (global default) hay không → cần làm rõ ở giai đoạn sau.

Truy vết: UC-10 Cancel Booking; BR-20 (policy theo Property). Điểm mở: policy toàn hệ thống chưa chốt.

A.9. Chỉnh sửa Booking sau Purchasing

Sau khi purchasing hoàn tất:

Hành động	Trạng thái
Tăng quantity	Không cho phép
Đổi room type	Không cho phép
Đổi check-in date	Không cho phép
Đổi check-out date	Không cho phép
Giảm quantity	Cho phép (có thể charge tới 100%)

Truy vết: UC-09 Modify Booking After Purchasing; BR-14→BR-19; BR-27 (không partial cancellation sau Purchased).

A.10. Ảnh hưởng KPI

Hiện tại KPI không bị ảnh hưởng bởi booking nhiều room:

Một booking vẫn được giao cho cùng một nhân viên vận hành.
Không cần tách KPI theo room.

Truy vết: Ghi chú phạm vi - không phát sinh use case; thiết kế data model giữ booking là đơn vị giao việc.

A.11. OTA Booking Updates

OTA đôi khi gửi thay đổi booking. Nghiệp vụ hiện tại:

Hủy booking, hoặc
Từ chối thay đổi.

Không tự động cập nhật booking đã purchasing.

Truy vết: UC-11 OTA Booking Update; BR-22 (không tự update booking đã Purchased), BR-23 (xử lý như cancellation/reject).

A.12. Cân nhắc Khả năng mở rộng

Hiện tại: tối đa khoảng 5 room cho mỗi room type. Tuy nhiên hệ thống cần:

Không giới hạn số lượng room.
Không giới hạn số lượng supplier.
Hỗ trợ mở rộng business trong tương lai.

Truy vết: §2.3 Nguyên tắc thiết kế (Scalable); Ghi chú thiết kế cuối §11. Data model cốt lõi không phụ thuộc số lượng hiện tại.

Tài liệu Đặc tả Use Case ​

Module: CMS Multi-Room Booking & Purchasing ​

Thông tin tài liệu ​

Mục lục ​

1. Giới thiệu ​

2. Phạm vi & Mục tiêu ​

2.1. Trong phạm vi (In-scope) ​

2.2. Ngoài phạm vi (Out-of-scope) ​

2.3. Nguyên tắc thiết kế ​

3. Thuật ngữ & Định nghĩa ​

4. Danh sách Actor ​

5. Use Case Diagram tổng quan ​

5.1. Quan hệ giữa các Use Case ​

6. Mô hình dữ liệu (ERD) ​

7. Đặc tả Use Case - Booking & Purchasing ​

UC-01 - Create Single Room Booking ​

Main Flow ​

Alternative Flow ​

Exception Flow ​

Business Rules ​

UC-02 - Create Multi-Room Booking ​

Main Flow ​

Sequence Diagram ​

Business Rules ​

UC-03 - View Booking Details ​

Main Flow ​

Thông tin hiển thị ​

UC-04 - Notify Purchasing Window ​

Main Flow ​

Activity Diagram ​

Business Rules ​

UC-05 - Create Purchasing Record ​

Main Flow ​

Alternative Flow ​

Business Rules ​

UC-06 - Complete Purchasing ​

Main Flow ​

Exception Flow ​

Business Rules ​

UC-07 - Replace Room Type ​

Main Flow ​

Business Rules ​

UC-08 - Modify Booking Before Purchasing ​

Allowed Actions ​

Main Flow ​

Business Rules ​

UC-09 - Modify Booking After Purchasing ​

Allowed / Restricted Actions ​

Decision Flow ​

Business Rules ​

UC-10 - Cancel Booking ​

Main Flow ​

Sequence Diagram ​

Business Rules ​

UC-11 - OTA Booking Update ​

Main Flow ​

Alternative Flow ​

Business Rules ​

UC-12 - View Audit History ​

Audit Events được ghi nhận ​

Thông tin Audit (mỗi bản ghi) ​

Business Rules ​

8. Đặc tả Use Case - Kế toán & Công nợ ​

8.1. Mô hình kế toán ​

8.2. Use Case Diagram - Phân hệ Kế toán ​

8.3. Vòng đời một dòng công nợ (AR/AP) ​

UC-13 - View Booking Financial Summary ​

Main Flow ​

Thông tin hiển thị ​

Business Rules ​

UC-14 - Track Supplier Payables ​

Main Flow ​

Business Rules ​

UC-15 - Track Receivables ​

Main Flow ​

Alternative Flow ​

Business Rules ​

UC-16 - Record Payment & Settlement ​

Main Flow ​

Sequence Diagram ​

Tài liệu Đặc tả Use Case

Module: CMS Multi-Room Booking & Purchasing

Thông tin tài liệu

Mục lục

1. Giới thiệu

2. Phạm vi & Mục tiêu

2.1. Trong phạm vi (In-scope)

2.2. Ngoài phạm vi (Out-of-scope)

2.3. Nguyên tắc thiết kế

3. Thuật ngữ & Định nghĩa

4. Danh sách Actor

5. Use Case Diagram tổng quan

5.1. Quan hệ giữa các Use Case

6. Mô hình dữ liệu (ERD)

7. Đặc tả Use Case - Booking & Purchasing

UC-01 - Create Single Room Booking

Main Flow

Alternative Flow

Exception Flow

Business Rules

UC-02 - Create Multi-Room Booking

Main Flow

Sequence Diagram

Business Rules

UC-03 - View Booking Details

Main Flow

Thông tin hiển thị

UC-04 - Notify Purchasing Window

Main Flow

Activity Diagram

Business Rules

UC-05 - Create Purchasing Record

Main Flow

Alternative Flow

Business Rules

UC-06 - Complete Purchasing

Main Flow

Exception Flow

Business Rules

UC-07 - Replace Room Type

Main Flow

Business Rules

UC-08 - Modify Booking Before Purchasing

Allowed Actions

Main Flow

Business Rules

UC-09 - Modify Booking After Purchasing

Allowed / Restricted Actions

Decision Flow

Business Rules

UC-10 - Cancel Booking

Main Flow

Sequence Diagram

Business Rules

UC-11 - OTA Booking Update

Main Flow

Alternative Flow

Business Rules

UC-12 - View Audit History

Audit Events được ghi nhận

Thông tin Audit (mỗi bản ghi)

Business Rules

8. Đặc tả Use Case - Kế toán & Công nợ

8.1. Mô hình kế toán

8.2. Use Case Diagram - Phân hệ Kế toán

8.3. Vòng đời một dòng công nợ (AR/AP)

UC-13 - View Booking Financial Summary

Main Flow

Thông tin hiển thị

Business Rules

UC-14 - Track Supplier Payables

Main Flow

Business Rules

UC-15 - Track Receivables

Main Flow

Alternative Flow

Business Rules

UC-16 - Record Payment & Settlement

Main Flow

Sequence Diagram